Recebeu um contrato em PDF e precisa saber se a assinatura pode ser conferida? O primeiro passo é pedir o arquivo eletrônico original. Uma imagem da rubrica, uma captura de tela e uma impressão do PDF não carregam, por si, os dados necessários para verificar uma assinatura digital.
Para assinaturas feitas com certificado ICP-Brasil ou pelo gov.br, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) oferece o VALIDAR. A ferramenta examina as assinaturas reconhecidas em seu escopo e apresenta um relatório. Para outros tipos de assinatura eletrônica, você também deve consultar o mecanismo de verificação e as evidências fornecidos pela plataforma utilizada.
O que conferir antes de enviar o PDF
Peça o arquivo final recebido após a conclusão de todas as assinaturas. Confirme que ele abre normalmente, que as páginas estão completas e que a versão corresponde ao documento que você esperava assinar. Guarde a mensagem de encaminhamento e, quando existir, o certificado de assinaturas junto do PDF.
Se alguém apenas desenhou o nome sobre a página ou inseriu uma fotografia da assinatura manuscrita, o VALIDAR pode informar que não há assinatura eletrônica reconhecível. Isso não resolve, sozinho, todas as questões sobre a prova do acordo, mas impede tratar a imagem como se fosse uma assinatura criptográfica. A página de dúvidas do ITI explica expressamente essa diferença.
Também é importante distinguir o documento de uma captura de tela da plataforma. Uma captura pode mostrar a aparência de uma assinatura, mas não substitui o arquivo eletrônico completo nem o registro associado à solicitação de assinatura.
Como verificar assinatura digital em PDF: passo a passo
- Acesse o VALIDAR, serviço oficial do ITI.
- Envie o PDF eletrônico final. A página do serviço no gov.br também descreve as opções de QR Code e URL.
- Aguarde a análise e confira a lista de assinaturas detectadas, não apenas o status geral do documento.
- Abra o relatório de conformidade. Compare o nome do signatário, o tipo de assinatura e as informações apresentadas com o documento que você recebeu.
- Salve o arquivo original e o relatório conforme a política de guarda da sua organização. Se houver divergência, peça esclarecimento ao remetente antes de usar o documento.
O VALIDAR é gratuito e funciona no navegador. Para assinaturas ICP-Brasil, o serviço orienta o uso de arquivos em formatos apropriados, como PDF, XML ou P7S; para a assinatura avançada da plataforma gov.br, o formato indicado é PDF. Se você só tem uma imagem ou uma cópia impressa, solicite o arquivo digital ao remetente.
O que significam os resultados
Um resultado favorável é uma informação técnica importante sobre a assinatura examinada. Ainda assim, leia o relatório e confirme se todas as pessoas necessárias realmente assinaram a versão correta do contrato. A validação técnica não examina, por exemplo, se o conteúdo do acordo é adequado ao negócio.
Um resultado indeterminado pede análise, não uma conclusão automática de fraude. Segundo o ITI, isso pode ocorrer por características do PDF relacionadas à detecção de modificações posteriores, ou exigir avaliação das informações de tempo e do certificado. O relatório de conformidade é o lugar para identificar a causa indicada pelo serviço.
Se o resultado for inválido ou se uma assinatura esperada não aparecer, interrompa o fluxo interno de aprovação até obter uma explicação. Verifique se recebeu o arquivo final correto, se houve conversão ou edição após a assinatura e se a assinatura pertence a um dos tipos reconhecidos pelo VALIDAR. Quando for necessário, peça ao signatário ou ao emissor uma nova versão assinada.
| Situação encontrada | Próxima ação prática |
|---|---|
| Assinaturas reconhecidas e relatório sem ressalvas relevantes | Confira signatários, versão, cláusulas e política de guarda. |
| Resultado indeterminado | Leia o motivo no relatório e peça orientação ao emissor do documento. |
| Assinatura não detectada | Confirme formato, arquivo original e tecnologia usada para assinar. |
| PDF impresso ou fotografia | Solicite o documento eletrônico; QR Code compatível pode permitir consulta específica. |
E se a assinatura foi feita em outra plataforma?
O escopo do VALIDAR não abrange automaticamente toda assinatura avançada criada por serviços privados. A descrição oficial do serviço informa quais infraestruturas e formatos ele analisa. Portanto, a ausência de reconhecimento ali não equivale, por si, a afirmar que o acordo não tem efeito.
Nesse cenário, peça o documento final, o certificado de assinaturas e as instruções do verificador público da plataforma. Compare esses elementos com os nomes das partes, o conteúdo e os registros da operação. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001, art. 10, § 2º admite outros meios de comprovar autoria e integridade nas condições ali previstas. Veja também como a Revosign trata a validade jurídica de documentos eletrônicos.
Na Revosign, o PDF final pode vir acompanhado do certificado de assinaturas, e há um verificador público para a conferência do documento. Quando a assinatura for qualificada com certificado ICP-Brasil, confira também se a assinatura criptográfica do arquivo é reconhecida pelo validador adequado. Guarde cada evidência em seu contexto; uma marca visual, sozinha, não substitui a verificação.
Cuidados que evitam conclusões erradas
Não regrave o PDF em um editor para acrescentar páginas, carimbos ou marcações antes da verificação. Dependendo da estrutura da assinatura, alterações posteriores podem afetar o resultado. Trabalhe sobre uma cópia para anotações e preserve o original recebido.
Confira cada signatário separadamente. Um contrato pode ter várias assinaturas com situações diferentes, e o resultado global pode esconder uma pendência relevante para a sua operação. Se alguém assinou por procuração ou em nome de empresa, a ferramenta não substitui a checagem dos poderes de representação.
Por fim, alinhe uma rotina: quem recebe confere o arquivo; quem aprova verifica pessoas, versão e poderes; quem arquiva mantém PDF, relatório e certificado de assinaturas acessíveis. Essa sequência reduz dúvidas quando o documento precisar ser apresentado meses depois.
Perguntas frequentes
Uma assinatura visível no PDF basta para confirmar que ele foi assinado?
Não. A aparência da assinatura não demonstra, por si, a integridade do arquivo nem a autoria. Use o arquivo eletrônico e o mecanismo de verificação correspondente ao tipo de assinatura empregado.
Um certificado vencido torna inválido todo documento antigo?
Não necessariamente. O ITI esclarece que o vencimento posterior não afeta, por si só, documentos assinados durante a vigência do certificado, considerada a fonte de tempo utilizada. Leia o relatório para o caso concreto.
O VALIDAR consegue verificar uma assinatura avançada privada?
Não presuma isso. Confira o escopo oficial do VALIDAR e use o verificador público e as evidências da plataforma que produziu a assinatura quando ela não for reconhecida pelo serviço do ITI.
Se você precisa enviar e depois conferir documentos em um fluxo único, conheça a Revosign e seus recursos de assinatura.
Conteúdo informativo. Não substitui a orientação de um advogado para o seu caso.
