A admissão costuma ser a primeira experiência do colaborador com a empresa, e também uma das mais burocráticas para o RH: contrato, termos, políticas e declarações que precisam ser impressos, assinados, digitalizados e arquivados. A admissão digital troca esse vaivém de papel por um fluxo que o novo colaborador conclui pelo celular, antes do primeiro dia de trabalho.

O que é admissão digital

É o processo de admissão em que os documentos são enviados, assinados e guardados em meio eletrônico. O colaborador recebe o convite por WhatsApp ou e-mail, confere cada documento e assina de onde estiver. O RH acompanha o andamento em um só lugar e recebe tudo assinado, com o registro de quem assinou, quando e como.

A assinatura eletrônica vale para o contrato de trabalho?

Vale. A CLT admite que o contrato de trabalho seja firmado de forma tácita ou expressa, verbal ou escrita (art. 443), sem exigir papel. A MP nº 2.200-2/2001 reconhece documentos assinados eletronicamente, e a Lei nº 14.063/2020 classifica os níveis de assinatura.

Para os documentos de admissão, a assinatura avançada atende a grande maioria dos casos: ela vincula a assinatura a quem assinou e deixa evidente qualquer alteração posterior. Para entender os níveis, veja a diferença entre assinatura eletrônica e digital.

Quais documentos entram na admissão digital

Alguns dos documentos que o RH costuma enviar para assinatura eletrônica:

  • contrato de trabalho e contrato de experiência;
  • termo de confidencialidade;
  • acordo de banco de horas e de compensação de jornada;
  • políticas internas e código de conduta;
  • autorização de uso de imagem;
  • declarações e termos de ciência, como o de vale-transporte.

Documentos que dependem de outras partes, como o atestado de saúde ocupacional, seguem o fluxo do profissional responsável.

Passo a passo com a Revosign

  1. Monte os modelos uma vez. Contrato, termos e políticas viram modelos com campos para os dados de cada colaborador. Na próxima admissão, é só preencher.
  2. Colete os dados sem digitar de novo. Com o Revosign Forms, o colaborador preenche os próprios dados por um link, e o contrato sai pronto para assinar.
  3. Envie tudo de uma vez. Os documentos seguem juntos para o colaborador, por WhatsApp ou e-mail. Se a turma for grande, o envio em lote manda as admissões de vários colaboradores de uma só vez.
  4. Acompanhe e deixe os lembretes com a Revosign. Você vê quem já assinou e quem ainda falta, e quem esquece recebe lembretes automáticos.
  5. Arquive com acesso por perfil. O RH acompanha todas as solicitações; gestores e colaboradores veem apenas os próprios documentos. O colaborador encontra depois tudo o que assinou, sem pedir cópia ao RH.

Checklist para começar

  • Liste os documentos que toda admissão exige.
  • Transforme cada um em modelo com os campos variáveis.
  • Defina quem assina cada documento e em que ordem, incluindo testemunhas, se houver.
  • Combine com a liderança quem aprova antes do envio.
  • Faça uma admissão piloto e ajuste o que for preciso.

Com isso, a próxima admissão pode ser assinada antes do primeiro dia de trabalho. Veja como a Revosign funciona para o RH.